Nový Outlook přináší funkci Naplánovat pomocí Copilotu, která výrazně zjednodušuje práci s e‑maily a kalendářem. Copilot dokáže z obsahu e‑mailové konverzace automaticky pochopit kontext, vytáhnout klíčové informace (agenda, účastníky, termíny) a navrhnout vytvoření schůzky v kalendáři – bez nutnosti ručního přepisování.
Tato funkce je ideální zejména pro uživatele, kteří často domlouvají schůzky e‑mailem a chtějí minimalizovat administrativu.
Co Copilot při plánování zvládne
Při použití volby Naplánovat pomocí Copilotu Outlook:
- analyzuje obsah e‑mailové konverzace (včetně předchozích odpovědí),
- identifikuje téma schůzky,
- navrhne agendu na základě textu e‑mailu,
- rozpozná účastníky (odesílatel, příjemci v kopii),
- navrhne délku schůzky,
- vytvoří koncept kalendářové pozvánky, který lze ještě upravit.
Výsledkem je připravená schůzka v kalendáři během několika sekund.
Jak funkci použít – krok za krokem
- Otevřete e‑mail nebo e‑mailovou konverzaci, ve které se domlouvá schůzka.
- V horní liště zvolte Naplánovat pomocí Copilotu.
- Copilot vytvoří návrh schůzky včetně:
- názvu,
- agendy,
- účastníků,
- předpokládané délky.
- Návrh zkontrolujte a případně upravte (čas, místo, online schůzka, agenda).
- Schůzku odešlete.
Celý proces je výrazně rychlejší než ruční zakládání schůzky z kalendáře.
Praktický příklad z praxe
E‑mailová konverzace může vypadat například takto:
„Navrhuji, abychom si příští týden sedli a probrali: – rozsah školení, – počet účastníků, – cenový návrh. Vyhovoval by vám úterý nebo středa?“
Copilot z této konverzace automaticky:
- navrhne název schůzky (např. Upřesnění rozsahu školení),
- vytvoří strukturovanou agendu,
- přidá účastníky z e‑mailu,
- předvyplní pozvánku.
Uživatel tak pouze doplní konkrétní termín a schůzku odešle.
Pro koho má funkce největší přínos
Funkce Naplánovat pomocí Copilotu je obzvlášť přínosná pro:
- manažery a vedoucí týmů,
- obchodníky a konzultanty,
- asistenty a office manažery,
- uživatele, kteří plánují velké množství schůzek e‑mailem.
Největší přidanou hodnotou je úspora času a omezení chyb vznikajících při ručním přepisu informací.
Důležité podmínky a omezení
- Funkce je dostupná pouze v Novém Outlooku.
- Vyžaduje licenci Microsoft 365 s Copilotem.
- Kvalita návrhu závisí na tom, jak srozumitelně je schůzka v e‑mailu popsána.
Copilot nenahrazuje rozhodnutí uživatele – vždy je potřeba návrh před odesláním zkontrolovat.
Shrnutí
Naplánovat pomocí Copilotu je ukázkou praktického využití umělé inteligence v každodenní kancelářské práci. Z běžné e‑mailové konverzace dokáže během chvíle vytvořit smysluplnou kalendářovou pozvánku a ušetřit tak uživateli cenný čas.
Pokud používáte Nový Outlook a máte k dispozici Copilota, rozhodně stojí za to tuto funkci zařadit do každodenní praxe.
